To nie jest porada prawna. Opisujemy ogólne zasady i źródła. W konkretnej sprawie zapytaj radcę prawnego albo adwokata.
Trzy różne pytania
Przy nagrywaniu rozmów trzeba wziąć pod uwagę trzy obszary prawa. Warto je rozdzielić:
| Pytanie | Przepis | Co w praktyce |
|---|---|---|
| Czy to przestępstwo? | art. 267 Kodeksu karnego | uczestnik rozmowy co do zasady nie odpowiada karnie za nagranie rozmowy, w której bierze udział |
| Czy rozmówca może mieć pretensje? | art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego | nagrywanie bez wiedzy rozmówcy i wykorzystanie nagrania może naruszać jego dobra osobiste |
| Czy przetwarzam dane osobowe? | RODO | w firmie tak: głos i treść rozmowy to dane osobowe, więc potrzebna jest podstawa i informacja |
Co wymaga RODO
- Podstawa prawna (artykuł 6). Dla rozmów z klientami najczęściej prawnie uzasadniony interes (litera f), na przykład udokumentowanie ustaleń. Zapisz sobie, dlaczego Twój interes przeważa nad prywatnością rozmówcy.
- Informacja dla rozmówcy (art. 13). Kto jest administratorem, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo, komu przekazujesz dane, jakie prawa ma rozmówca i że może złożyć skargę do Prezesa UODO.
- Minimalizacja i czas przechowywania. Nagrywaj tylko to, czego potrzebujesz. Ustal, po ilu dniach usuwasz nagranie.
- Umowa powierzenia (art. 28). Jeśli dostawca narzędzia przetwarza dane w Twoim imieniu, potrzebujesz z nim umowy.
- Bezpieczeństwo (art. 32). Szyfrowanie, dostęp tylko dla osób, które go potrzebują.
Jak to wygląda w Tokinie
- Przypomnienie przed nagraniem. Tokin pyta, czy rozmówca wie o nagraniu, i podsuwa zdanie do powiedzenia. Gdy rozmówca się nie zgadza, możesz rozmawiać bez nagrania: zostaje tylko lista punktów.
- Dłuższa informacja do wklejenia. Cel, gdzie trafia nagranie, jak długo zostaje, prawa i skarga do UODO. Wklejasz ją na czat spotkania.
- Nagranie na Twoim komputerze. Nagrania, transkrypty i notatki zostają zaszyfrowane lokalnie. Sam ustawiasz, po ilu dniach znikają.
- Maskowanie. Zanim tekst trafi do modelu AI, Tokin zamienia adresy e-mail, numery telefonów, numery kont i kart, PESEL i NIP na znaczniki. Imion, nazwisk i adresów nie ukrywa.
- Umowa powierzenia. Firmy akceptują ją w Ustawieniach → Prywatność. Tekst umowy i listę podmiotów przetwarzających znajdziesz na stronie.
- Bez rozpoznawania emocji. Tokin nie rozpoznaje osób ani emocji po głosie.
Wzór zdania na początek rozmowy
Dzień dobry, nagrywam tę rozmowę, żeby nie zgubić ustaleń. Nagranie zostaje u mnie, szczegóły wyślę w linku. Czy to w porządku?
Jeśli rozmówca odmówi, nie nagrywaj. Zrób notatkę ręcznie albo z listy punktów.
Rozmowy z zagranicą
W innych krajach zasady nagrywania mogą być ostrzejsze, na przykład wymagać zgody wszystkich stron. Rozmawiasz z kimś spoza Polski? Sprawdź prawo jego kraju albo nie nagrywaj.
Jak zrobić notatkę ze spotkania bez dodatkowego uczestnika na liście: notatka ze spotkania w Teams bez bota.