Notatka ze spotkania w Teams bez bota

Krótka odpowiedź

Podsumowanie spotkania w samym Teams (intelligent recap) wymaga licencji Teams Premium albo Microsoft 365 Copilot i włączonej transkrypcji. Bez tego notatkę zrobisz programem na swoim komputerze, który nagrywa Twój mikrofon i dźwięk spotkania, bez bota na liście uczestników. Zanim zaczniesz nagrywać, powiedz o tym pozostałym osobom.

Cztery sposoby na notatkę ze spotkania

Sposób	Co potrzebujesz	Kto widzi narzędzie	Gdzie jest nagranie
Ręczna notatka	kartka albo dokument	nikt	nigdzie
Podsumowanie w Teams	licencja Teams Premium albo Microsoft 365 Copilot, włączona transkrypcja	wszyscy widzą, że trwa transkrypcja	w usługach Microsoft 365 organizacji
Bot do notatek	konto w usłudze bota	bot jest na liście uczestników	na serwerach dostawcy bota
Program na Twoim komputerze (np. Tokin)	aplikacja i słuchawki	nikt, dopóki nie powiesz	zaszyfrowane na Twoim komputerze

Robienie notatek odciąga uwagę od rozmowy. Prowadzisz rozmowę i jednocześnie piszesz, więc umyka połowa szczegółów.

Jak zrobić notatkę bez bota w Tokinie

Przygotuj rozmowę. W Tokinie wybierz rodzaj: Spotkanie, Sprzedaż albo Rekrutacja. Możesz dodać osoby, które będą na spotkaniu.
Załóż słuchawki. Wtedy głos innych osób nie wraca do Twojego mikrofonu.
Powiedz, że nagrywasz. Tokin przed startem przypomina o tym i podsuwa jedno zdanie do powiedzenia.
Rozmawiaj. Widget przy krawędzi ekranu pokazuje transkrypt i osoby. Imiona bierze z okna Teams.
Po spotkaniu dostajesz notatkę: decyzje, zadania z osobą i terminem, następny krok. Możesz odtworzyć nagranie od klikniętego zdania.

Notatka po rozmowie w Tokinie: podsumowanie, potrzeby klienta, wątpliwości i następny krok z terminem. — Notatka po rozmowie: kto, co ustalił i co dalej.

Udostępniasz ekran?

Widget Tokina jest domyślnie ukryty przed udostępnianiem ekranu. Na Windows to działa niezawodnie. Na macOS 15 i nowszym Apple tego nie gwarantuje, więc Tokin o tym ostrzega.

Gdzie trafia dźwięk

Dźwięk z Twojego mikrofonu i dźwięk spotkania idą na żywo do usługi, która zamienia mowę na tekst. Tekst rozmowy idzie do modelu, który przygotowuje notatkę.

Przed wysłaniem Tokin zamienia adresy e-mail, numery telefonów, numery kont, PESEL i NIP na znaczniki. Nagrania, transkrypty i notatki zostają zaszyfrowane na Twoim komputerze, a serwer Tokina liczy tylko minuty. Firmy, które przetwarzają dane, znajdziesz na liście podmiotów przetwarzających.

Najczęstsze błędy

Głośniki zamiast słuchawek. Twój głos wraca do mikrofonu i miesza się z innymi. Tokin to wykrywa i pyta „to Ty?”, ale słuchawki rozwiązują problem u źródła.
Nagrywanie bez słowa uprzedzenia. To nieeleganckie i może naruszać prawa rozmówców. Jedno zdanie na początku wystarczy.
Wysyłanie notatki bez czytania. Notatkę pisze model AI. Przeczytaj ją, zanim prześlesz dalej.

Zasady nagrywania krok po kroku: nagrywanie i transkrypcja rozmów w firmie a RODO.

Pytania i odpowiedzi

Czy Teams sam zrobi notatkę ze spotkania?

Tak, ale podsumowanie spotkania (intelligent recap) według Microsoftu wymaga licencji Teams Premium albo Microsoft 365 Copilot i włączonej transkrypcji. Pełne podsumowanie wymaga też zgody na nagrywanie w zasadach organizacji.

Czym jest bot do notatek?

To program, który dołącza do spotkania jako osobny uczestnik i nagrywa je na serwerze swojej firmy. Pozostałe osoby widzą go na liście. Tokin działa inaczej: nagrywa dźwięk na Twoim komputerze i nie dołącza do spotkania.

Skąd Tokin wie, kto mówi?

Dźwięk z Twojego mikrofonu Tokin przypisuje Tobie. Dźwięk z komputera to pozostałe osoby: Tokin rozróżnia głosy i podpisuje je imionami, które pokazuje okno Teams. Gdy nie jest pewny, pyta w widgecie, zamiast zgadywać.

Czy muszę mówić uczestnikom, że nagrywam?

Tak. Tokin przed nagraniem przypomina o tym i podsuwa gotowe zdanie. Więcej o podstawach prawnych: artykuł o nagrywaniu rozmów a RODO.